Giấy tờ công chứng, chứng thực: Có thời hạn không?
Khi thực hiện các giao dịch mua bán, chuyển nhượng nhà đất, cho tặng tài sản hay nộp hồ sơ hành chính, người dân thường sử dụng giấy tờ đã được công chứng hoặc chứng thực. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn: thời hạn của giấy tờ công chứng là bao lâu? Giấy tờ chứng thực có giá trị vĩnh viễn hay cần làm lại sau một thời gian? Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật về hiệu lực của giấy tờ công chứng, tránh bị từ chối hồ sơ hoặc gặp rắc rối pháp lý.
>>> Xem thêm: Ai cũng nên biết quy trình công chứng giấy tờ đơn giản nhất.
1. Phân biệt công chứng và chứng thực
1.1 Công chứng là gì?
Theo Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và được pháp luật bảo đảm thi hành.
Ví dụ: Hợp đồng mua bán nhà đất, hợp đồng ủy quyền, di chúc được lập và công chứng tại văn phòng công chứng.
1.2 Chứng thực là gì?
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực là việc cơ quan nhà nước (như UBND xã, phường) xác nhận bản sao đúng với bản chính hoặc xác nhận chữ ký trong các văn bản, giấy tờ.
Ví dụ: Chứng thực bản sao hộ khẩu, giấy khai sinh, văn bằng, giấy tờ tùy thân.
2. Thời hạn giấy tờ công chứng
2.1 Thời hạn giấy tờ công chứng là gì?
Không có quy định chung về “hạn sử dụng” cố định cho mọi văn bản công chứng. Thời hạn hiệu lực của mỗi văn bản phụ thuộc vào:
3. Thời hạn của bản sao chứng thực – thời hạn giấy tờ công chứng
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao chứng thực không quy định cụ thể thời hạn hiệu lực. Tuy nhiên, thời hạn sử dụng bản sao chứng thực phụ thuộc vào:
Ví dụ thực tế: Chị Hoa nộp hồ sơ xin cấp visa, được yêu cầu nộp bản sao sổ hộ khẩu không quá 3 tháng. Mặc dù bản sao chứng thực không bị pháp luật giới hạn thời gian, nhưng nếu đã chứng thực 6 tháng trước thì vẫn bị cơ quan tiếp nhận từ chối.
Vì vậy, trong thực tiễn, người dân nên chứng thực lại bản sao giấy tờ quan trọng nếu đã quá 3 – 6 tháng, đặc biệt khi nộp cho cơ quan nhà nước hoặc ngân hàng.
>>> Xem thêm: Công chứng tại nhà có cần cung cấp lý do chính đáng và được phê duyệt không?
4. Có cần công chứng lại sau một thời gian không?
Không phải lúc nào cũng cần công chứng lại. Tuy nhiên, bạn nên công chứng lại trong các trường hợp:
Văn bản đã lập có nội dung cần thay đổi hoặc điều chỉnh
Giấy tờ công chứng dùng cho hồ sơ hành chính có yêu cầu “mới trong vòng 3 tháng”
Bản gốc đã thay đổi (đổi căn cước công dân, đổi địa chỉ thường trú…)
Ví dụ: Anh Nam có giấy ủy quyền công chứng từ 2022, nội dung ủy quyền có thời hạn 1 năm. Đến năm 2024, giấy ủy quyền này đã hết hiệu lực, nên nếu muốn tiếp tục sử dụng, anh phải lập lại văn bản công chứng mới.
5. Một số lưu ý quan trọng thời hạn giấy tờ công chứng
Đọc kỹ nội dung văn bản công chứng để biết rõ thời hạn có ghi rõ hay không
Liên hệ nơi tiếp nhận hồ sơ để hỏi rõ yêu cầu về thời gian hiệu lực của bản sao chứng thực
Không tự giả định rằng giấy công chứng “có hạn” hay “vô thời hạn” – phải tùy loại văn bản
Nếu giấy tờ công chứng bị từ chối vì “quá cũ”, nên công chứng lại để tránh rủi ro hồ sơ
>>> Xem thêm: Thời hạn hiệu lực của văn bản công chứng tại văn phòng công chứng là bao lâu?
Kết luận
Thời hạn của giấy tờ công chứng không được quy định cố định mà phụ thuộc vào từng loại văn bản và nội dung bên trong. Trong khi đó, bản sao chứng thực tuy không có hạn sử dụng pháp luật, nhưng thường bị giới hạn theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Do đó, để hồ sơ không bị trả lại, bạn cần chủ động kiểm tra thời điểm chứng thực, nội dung văn bản và điều kiện sử dụng thực tế.
Nếu bạn còn thắc mắc về hiệu lực của văn bản công chứng hoặc cần công chứng lại, chứng thực bản sao mới nhất, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hỗ trợ chính xác, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
