Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng giấy ủy quyền nhận tiền 2025
Trong thực tế, việc ủy quyền cho người khác thay mặt nhận tiền — như tiền lương, tiền bảo hiểm, tiền bồi thường hoặc khoản chi trả từ tổ chức, doanh nghiệp — diễn ra rất phổ biến. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý của giao dịch, giấy ủy quyền nhận tiền cần được công chứng hợp lệ. Một trong những bước quan trọng là chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ công chứng giấy ủy quyền nhận tiền. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, căn cứ pháp lý, quy trình và ví dụ minh họa thực tế theo quy định mới nhất năm 2025.
1. Căn cứ pháp lý về hồ sơ công chứng giấy ủy quyền nhận tiền
Các quy định về hồ sơ công chứng giấy ủy quyền nhận tiền được điều chỉnh bởi:
Bộ luật Dân sự 2015 – Chương XVI, Mục 13 (Điều 562 – 568): quy định về hợp đồng ủy quyền và quyền, nghĩa vụ của các bên.
Luật Công chứng 2014, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 23/2024/QH15 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2025).
Thông tư 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp: hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch.
Thông tư 257/2016/TT-BTC (đang được cập nhật sửa đổi năm 2025): quy định mức thu phí công chứng.
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2024):
“Người yêu cầu công chứng phải nộp đầy đủ hồ sơ gồm: dự thảo hợp đồng, giao dịch; bản sao giấy tờ tùy thân; bản sao giấy tờ chứng minh quyền, nghĩa vụ liên quan; và các tài liệu khác có liên quan đến nội dung công chứng.”
Điều này đồng nghĩa, khi công chứng giấy ủy quyền nhận tiền, người dân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhân thân, giấy tờ chứng minh khoản tiền cần nhận và dự thảo ủy quyền hợp pháp.
2. Thành phần hồ sơ công chứng giấy ủy quyền nhận tiền năm 2025
Hồ sơ công chứng gồm 03 nhóm chính: giấy tờ nhân thân, giấy tờ về nội dung ủy quyền, và các giấy tờ chứng minh khoản tiền cần nhận.
2.1. Giấy tờ nhân thân của các bên
Người ủy quyền:
Căn cước công dân (CCCD gắn chip hoặc hộ chiếu còn hiệu lực).
Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú (nếu cần xác định nơi thường trú).
Người được ủy quyền:
CCCD/hộ chiếu hợp lệ.
Sổ hộ khẩu (nếu giao dịch có yêu cầu chứng minh quan hệ thân nhân).
Lưu ý: Theo Luật Cư trú 2020, sổ hộ khẩu giấy sẽ hết giá trị sử dụng từ năm 2025, do đó người dân nên sử dụng xác nhận cư trú điện tử hoặc mã định danh cá nhân khi công chứng.
2.2. Giấy tờ chứng minh quyền nhận tiền
Giấy thông báo chi trả từ ngân hàng, công ty, hoặc cơ quan bảo hiểm.
Hợp đồng lao động, hợp đồng bảo hiểm, quyết định chi trả, giấy tờ xác nhận khoản tiền được nhận.
Nếu nhận thay người khác, cần có giấy xác nhận quan hệ (ví dụ: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu chứng minh là người thân).
2.3. Dự thảo giấy ủy quyền nhận tiền
Có thể do người ủy quyền tự soạn hoặc nhờ công chứng viên hỗ trợ.
Ví dụ minh họa: Anh Minh làm việc ở Đà Nẵng nhưng có khoản tiền bảo hiểm thất nghiệp cần nhận tại TP.HCM. Anh lập giấy ủy quyền cho chị gái nhận thay. Hồ sơ anh Minh chuẩn bị gồm: CCCD, giấy thông báo chi trả của Trung tâm dịch vụ việc làm, và giấy dự thảo ủy quyền có ghi rõ “nhận tiền bảo hiểm thất nghiệp tại Bảo hiểm xã hội Quận 1”. Hồ sơ này được Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ xác nhận hợp pháp trong 15 phút.
3. Quy trình nộp và xử lý hồ sơ công chứng giấy ủy quyền nhận tiền
Để việc công chứng diễn ra nhanh chóng, người yêu cầu cần thực hiện theo đúng các bước sau:
3.1. Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ
Kiểm tra kỹ tất cả bản sao và bản chính của giấy tờ nhân thân, hợp đồng hoặc chứng từ liên quan đến khoản tiền cần nhận.
3.2. Bước 2: Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng
Người ủy quyền và người được ủy quyền cùng đến văn phòng công chứng. Trong trường hợp người ủy quyền ở xa, có thể công chứng tại nơi cư trú và gửi văn bản về cho bên được ủy quyền sử dụng.
3.3. Bước 3: Công chứng viên tiếp nhận và soạn thảo
Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi, giấy tờ và nội dung dự thảo. Nếu hợp lệ, công chứng viên sẽ đọc lại toàn bộ văn bản, xác nhận ý chí tự nguyện của hai bên.
3.4. Bước 4: Ký, đóng dấu và trả kết quả
Hai bên ký trực tiếp trước mặt công chứng viên. Văn bản được công chứng, đóng dấu đỏ và giao lại cho người yêu cầu trong vòng 30 phút – 1 giờ nếu hồ sơ hợp lệ.
4. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ
4.1. Hồ sơ phải có đầy đủ bản chính để đối chiếu
Theo Điều 41 Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2024), công chứng viên có quyền từ chối hồ sơ nếu người yêu cầu không xuất trình bản chính để đối chiếu.
4.2. Giấy ủy quyền phải do người có năng lực hành vi dân sự lập
Người mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi không được tự lập giấy ủy quyền, trừ khi có người giám hộ hợp pháp thực hiện thay.
4.3. Thời hạn hiệu lực của giấy ủy quyền
Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, nếu không ghi rõ thời hạn thì giấy ủy quyền mặc nhiên có hiệu lực 01 năm kể từ ngày công chứng.
4.4. Sử dụng bản dịch song ngữ nếu giao dịch quốc tế
Trường hợp ủy quyền có yếu tố nước ngoài, nên sử dụng giấy ủy quyền song ngữ Việt – Anh để thuận tiện cho việc sử dụng ở ngân hàng hoặc tổ chức quốc tế.
Ví dụ thực tế: Chị Lan, nhân viên công ty xuất khẩu thủy sản, đang làm việc tại Hàn Quốc, cần ủy quyền cho mẹ ở Việt Nam nhận khoản tiền hoàn thuế. Chị Lan đã lập giấy ủy quyền song ngữ Việt – Anh tại Đại sứ quán Việt Nam tại Seoul, sau đó gửi về Việt Nam. Khi công chứng tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ, hồ sơ được chấp thuận và giấy ủy quyền được sử dụng hợp lệ tại Kho bạc Nhà nước.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ công chứng giấy ủy quyền nhận tiền giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh, chính xác và tránh bị từ chối. Theo luật mới năm 2025, hồ sơ cần bao gồm đầy đủ giấy tờ nhân thân, chứng từ liên quan đến khoản tiền, và bản dự thảo ủy quyền rõ ràng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
