Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: Xu hướng mới
Trong bối cảnh Chính phủ Việt Nam đẩy mạnh chuyển đổi số và xây dựng chính quyền điện tử, thủ tục hành chính truyền thống đang từng bước được thay thế bằng hình thức trực tuyến. Một trong những bước tiến nổi bật chính là chứng thực bản sao điện tử từ bản chính – cho phép người dân và doanh nghiệp nộp hồ sơ từ xa mà không cần bản giấy. Vậy chứng thực bản sao điện tử là gì? Có giá trị pháp lý không? Ai có thẩm quyền thực hiện và cách thực hiện ra sao? Bài viết này sẽ làm rõ tất cả.
>>> Xem thêm: Tận dụng dịch vụ công chứng giấy tờ online để tiết kiệm thời gian, chi phí
1. Chứng thực bản sao điện tử là gì?
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền tạo ra bản sao dưới dạng file điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản, và gắn chữ ký số, dấu chứng thực điện tử để xác nhận tính chính xác của nội dung so với bản chính.
Theo Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử:
“Cơ quan, đơn vị tiếp nhận bản chính giấy tờ của cá nhân, tổ chức để đối chiếu, sau đó số hóa và chứng thực bản sao điện tử từ bản chính bằng chữ ký số chuyên dùng.”
2. Căn cứ pháp lý liên quan đến chứng thực bản sao điện tử
Nghị định 45/2020/NĐ-CP: Về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử
Luật Giao dịch điện tử 2023 (sửa đổi): Có hiệu lực từ 1/7/2024, quy định về giá trị pháp lý của bản sao điện tử
Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Về công tác văn thư
Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP: Điều chỉnh các hình thức chứng thực truyền thống
Cần nộp hồ sơ trực tuyến tại cổng dịch vụ công quốc gia hoặc dịch vụ công của bộ, ngành, địa phương
Gửi hồ sơ qua email, cổng thông tin điện tử cho các cơ quan nhà nước, đối tác
Nộp hồ sơ thầu, hồ sơ hành chính công mà không cần bản giấy
Sử dụng bản sao trong giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử
Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp A tham gia thầu dự án của Sở Tài nguyên và Môi trường. Thay vì in giấy tờ nộp hồ sơ, doanh nghiệp sử dụng bản sao điện tử chứng thực từ giấy đăng ký kinh doanh, giấy nộp thuế, được cấp bởi Cổng dịch vụ công quốc gia. Hồ sơ được chấp thuận hợp lệ vì đúng chuẩn quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP.
“Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý tương đương bản sao chứng thực trên giấy.”
Tuy nhiên, giá trị pháp lý chỉ được công nhận khi bản sao điện tử được ký số bởi cơ quan có thẩm quyền, như UBND cấp xã, cơ quan thuế, Sở Kế hoạch và Đầu tư, tổ chức công chứng…
5. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
5.1 Trường hợp 1: Người dân nộp hồ sơ trực tiếp và yêu cầu chứng thực điện tử
Bước 1: Nộp bản chính tại bộ phận một cửa của cơ quan tiếp nhận Bước 2: Cán bộ đối chiếu… Bước 3: Cung cấp bản sao điện tử đã xong qua email hoặc hệ thống dịch vụ công cho người dân
5.2 Trường hợp 2: Đăng ký trực tuyến trên cổng dịch vụ công
Bước 1: Truy cập https://dichvucong.gov.vn Bước 2: Đăng nhập, chọn dịch vụ sao y Bước 3: Điền thông tin, tải lên scan hoặc ảnh chụp giấy tờ Bước 4: Cơ quan xử lý và cấp Bước 5: Nhận kết quả qua email hoặc tải về trên cổng dịch vụ
Lưu ý: Không phải tỉnh/thành nào cũng triển khai đầy đủ dịch vụ này. Một số địa phương mới thí điểm hoặc giới hạn trong một số lĩnh vực như: hộ tịch, đăng ký kinh doanh, giáo dục…
>>> Xem thêm: Hợp đồng được công chứng tại văn phòng công chứng có phải chứng thực lại không?
6. Ai có thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử?
Theo quy định, các cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền:
UBND cấp xã
Phòng Tư pháp cấp huyện
Sở Tư pháp
Tổ chức hành nghề công chứng (đang được xem xét trong đề xuất mở rộng)
Cơ quan đăng ký kinh doanh, thuế, giáo dục (trong phạm vi ngành)
Ví dụ minh họa: Anh Quang đến UBND phường chứng thực hộ khẩu để nộp hồ sơ trực tuyến xin học cho con. Thay vì nhận bản giấy, anh đề nghị cấp bản sao điện tử. Sau khi đối chiếu, cán bộ tiếp nhận gửi file PDF có chữ ký số và mã QR vào email của anh trong vòng 30 phút.
7. Những lưu ý khi sử dụng bản sao điện tử
Chỉ sử dụng bản sao điện tử có chữ ký số hợp pháp, kiểm tra được trên hệ thống
Không sử dụng bản scan đơn thuần
Nên lưu trữ bản sao điện tử ở nhiều nơi (USB, email, cloud…) để sử dụng linh hoạt
Với những cơ quan chưa chấp nhận bản sao điện tử, bạn nên hỏi trước để tránh bị từ chối
Chứng thực bản sao điện tử là bước tiến tất yếu trong cải cách hành chính và chuyển đổi số. Với giá trị pháp lý tương đương bản sao giấy, việc sử dụng bản sao điện tử giúp người dân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và linh hoạt hơn trong mọi giao dịch. Tuy nhiên, để bản sao điện tử có hiệu lực, cần thực hiện đúng quy trình và lựa chọn cơ quan hợp lệ.
Nếu bạn cần hỗ trợ tra cứu thông tin về chữ ký số, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được tư vấn nhanh chóng, chính xác và an toàn theo đúng quy định pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
