Thẩm quyền công chứng: Cơ quan nào có thể thực hiện?
Trong quá trình thực hiện các giao dịch dân sự, hành chính như mua bán nhà đất, sang tên xe, ủy quyền, khai sinh, kết hôn…, người dân thường phải đến các cơ quan công chứng hoặc chứng thực để xác nhận tính hợp pháp của văn bản, chữ ký, giấy tờ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ thẩm quyền công chứng thuộc về cơ quan nào, đâu là điểm khác biệt giữa công chứng và chứng thực. Bài viết sau sẽ làm rõ vấn đề này, giúp bạn lựa chọn đúng nơi xử lý hồ sơ và tránh bị từ chối do sai thẩm quyền.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách làm thủ tục công chứng giấy tờ đúng quy định.
1. Căn cứ pháp lý xác định thẩm quyền công chứng, chứng thực
Các văn bản pháp luật chính quy định về thẩm quyền công chứng gồm:
Luật Công chứng 2014
Nghị định 23/2015/NĐ-CP: Quy định chi tiết về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký
Thông tư 01/2020/TT-BTP: Hướng dẫn nghiệp vụ công chứng
Bộ luật Dân sự 2015: Quy định hình thức và hiệu lực của giao dịch dân sự
Theo đó, việc công chứng và chứng thực được thực hiện bởi các cơ quan khác nhau, tùy vào tính chất của giấy tờ và giao dịch.
2. Công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào?
Công chứng: Là việc công chứng viên xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc các văn bản được yêu cầu công chứng. Việc công chứng chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng (gồm văn phòng công chứng và phòng công chứng nhà nước).
Chứng thực: Là việc cán bộ tư pháp xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính hoặc xác nhận giấy tờ hợp lệ. Chứng thực được thực hiện chủ yếu tại UBND cấp xã hoặc phòng tư pháp cấp huyện.
Ví dụ thực tế: Anh Nam mua xe cũ từ người quen. Hợp đồng mua bán xe cần được lập tại văn phòng công chứng để đảm bảo hiệu lực pháp lý. Sau đó, anh mang hồ sơ ra Công an quận để làm thủ tục sang tên xe. Trường hợp anh chỉ cần chứng thực bản sao hộ khẩu để bổ sung vào hồ sơ, anh có thể làm tại UBND phường nơi cư trú.
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, UBND cấp xã có thẩm quyền:
Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân, học bạ, bằng cấp
Chứng thực chữ ký trong đơn, tờ khai, giấy ủy quyền đơn giản
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản không đăng ký quyền sở hữu (như đồ dùng, thiết bị, xe máy dưới 10 triệu…)
4.2 Phòng Tư pháp cấp huyện
Trong trường hợp UBND cấp xã không đủ điều kiện thực hiện chứng thực, người dân có thể đến phòng tư pháp thuộc UBND quận/huyện để thực hiện các thủ tục tương tự.
4.3 Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự
Đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài hoặc giấy tờ cần dùng tại nước ngoài, cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam có thẩm quyền:
Ví dụ minh họa: Chị Mai đang sống tại Hàn Quốc muốn ủy quyền cho em gái tại Việt Nam bán đất. Chị đến Đại sứ quán Việt Nam tại Seoul, làm giấy ủy quyền và chứng thực chữ ký. Sau đó, người được ủy quyền mang văn bản này đến văn phòng công chứng tại Việt Nam để làm thủ tục chuyển nhượng.
5. Trường hợp bị từ chối do sai thẩm quyền công chứng
Nếu bạn thực hiện công chứng hoặc chứng thực không đúng cơ quan có thẩm quyền, văn bản có thể bị từ chối tiếp nhận hoặc không có giá trị pháp lý.
Ví dụ: Anh Long lập hợp đồng mua bán nhà nhưng lại mang ra UBND phường để ký và chứng thực. Sau này, khi làm thủ tục sang tên sổ đỏ, văn phòng đăng ký đất đai từ chối vì UBND phường không có thẩm quyền công chứng hợp đồng mua bán nhà đất.
6. Cách lựa chọn đúng cơ quan có thẩm quyền công chứng
Nếu cần xác nhận hợp đồng giao dịch lớn: đến văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng nhà nước
Nếu chỉ cần chứng thực bản sao giấy tờ tùy thân, hộ khẩu, CCCD…: đến UBND cấp xã
Nếu đang ở nước ngoài: đến lãnh sự quán, đại sứ quán Việt Nam gần nhất
Nếu không chắc: liên hệ trước để được tư vấn, tránh đi lại nhiều lần
>>> Xem thêm: Có thể yêu cầu chứng thực hợp đồng bằng chữ ký điện tử tại văn phòng công chứng không?
Kết luận
Thẩm quyền công chứng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực pháp lý của văn bản, hợp đồng, giấy tờ. Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro hồ sơ bị trả lại hoặc vô hiệu. Tùy theo mục đích và loại văn bản cần công chứng hay chứng thực, bạn nên lựa chọn đúng giữa văn phòng công chứng, phòng công chứng, UBND phường hoặc đại sứ quán.
Nếu bạn cần được tư vấn về nơi công chứng phù hợp với hồ sơ của mình, vui lòng liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hỗ trợ tận tình, chính xác theo đúng quy định pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
