Công chứng giấy tờ cho người nước ngoài: Những quy định đặc thù
Công chứng người nước ngoài là một thủ tục đặc thù, thường áp dụng trong các giao dịch dân sự, hợp đồng mua bán, giấy tờ hành chính có sự tham gia của công dân nước ngoài tại Việt Nam. Do có yếu tố quốc tế, công chứng cho người nước ngoài đòi hỏi thêm một số điều kiện về ngôn ngữ, năng lực hành vi, giấy tờ tùy thân và cơ quan có thẩm quyền. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ quy định, hồ sơ, trình tự thủ tục và lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện.
>>> Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi thực hiện công chứng giấy tờ bạn không thể bỏ qua
1. Căn cứ pháp lý khi công chứng người nước ngoài
Việc công chứng giấy tờ liên quan đến người nước ngoài được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Luật Công chứng 2014
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực chữ ký, bản sao từ bản chính
Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn nghiệp vụ công chứng
Bộ luật Dân sự 2015 (trong các giao dịch dân sự có yếu tố nước ngoài)
Luật Quốc tịch, Luật Nhập cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam
Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014, người nước ngoài có quyền công chứng tại Việt Nam nếu đảm bảo đầy đủ điều kiện về năng lực hành vi dân sự, giấy tờ tùy thân hợp lệ và giao dịch không vi phạm pháp luật Việt Nam.
2. Khi nào cần thực hiện công chứng cho người nước ngoài?
2.1 Các trường hợp phổ biến
Người nước ngoài lập di chúc tại Việt Nam
Công chứng hợp đồng mua bán nhà ở với bên là người nước ngoài
Người nước ngoài làm giấy ủy quyền, giấy bảo lãnh, tờ khai
Chứng thực chữ ký của người nước ngoài trong văn bản liên quan đến đất đai, tài sản
Công chứng giấy tờ dịch thuật từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt
Ví dụ minh họa: Ông George (quốc tịch Mỹ) muốn bán lại căn hộ tại TP.HCM do ông đứng tên sở hữu hợp pháp. Để thực hiện giao dịch, ông phải đến văn phòng công chứng lập hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu và thực hiện công chứng hợp đồng có yếu tố người nước ngoài theo quy định pháp luật Việt Nam.
3. Hồ sơ công chứng người nước ngoài cần những gì?
3.1 Giấy tờ tùy thân
Hộ chiếu còn hiệu lực, có đóng dấu nhập cảnh
Thẻ tạm trú hoặc visa hợp lệ tại thời điểm công chứng
Nếu đã có thẻ cư trú dài hạn, cần cung cấp thêm thông tin nơi ở hiện tại
3.2 Giấy tờ liên quan đến giao dịch
Văn bản cần công chứng (hợp đồng, di chúc, giấy ủy quyền…)
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc liên quan đến giao dịch (sổ đỏ, hợp đồng mua bán…)
Tài liệu dịch sang tiếng Việt có chứng thực bởi tổ chức dịch thuật hợp pháp, nếu văn bản gốc là tiếng nước ngoài
4. Quy trình công chứng giấy tờ cho người nước ngoài
4.1 Bước 1: Kiểm tra giấy tờ
Công chứng viên sẽ xác minh thông tin cá nhân qua hộ chiếu, visa, kiểm tra thẻ tạm trú và nội dung văn bản cần công chứng.
4.2 Bước 2: Dịch thuật (nếu cần)
Nếu văn bản do người nước ngoài cung cấp là tiếng nước ngoài, bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt và có chứng thực bản dịch.
Cơ quan công chứng có thể yêu cầu bạn sử dụng đơn vị dịch thuật cộng tác, hoặc bạn có thể cung cấp bản dịch từ công ty dịch thuật có chứng thực chữ ký người dịch.
4.3 Bước 3: Ký văn bản và công chứng
Người nước ngoài phải ký trực tiếp trước mặt công chứng viên. Nếu văn bản song ngữ, người nước ngoài cần xác nhận hiểu rõ nội dung trước khi ký.
4.4 Bước 4: Nhận kết quả
Công chứng viên ghi lời chứng, đóng dấu, hoàn thiện hồ sơ lưu trữ. Văn bản công chứng có thể nhận ngay trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ.
5. Những lưu ý đặc thù khi công chứng người nước ngoài
Văn phòng công chứng có quyền từ chối công chứng nếu phát hiện hộ chiếu giả, visa hết hạn, giấy tờ không hợp lệ
Không công chứng văn bản có nội dung vi phạm pháp luật Việt Nam, trái đạo đức xã hội hoặc liên quan đến đất đai không được phép sở hữu
Người nước ngoài không hiểu tiếng Việt phải có người phiên dịch đi kèm và ký xác nhận
Ví dụ thực tế: Ông Hiroshi (quốc tịch Nhật Bản) muốn lập di chúc định đoạt căn nhà tại Hà Nội. Do không nói tiếng Việt, ông cần có thông dịch viên chuyên ngành pháp lý đi cùng. Văn bản được lập song ngữ Nhật – Việt, người dịch ký cam kết dịch đúng, và ông Hiroshi ký trước mặt công chứng viên tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ.
6. Cơ quan có thẩm quyền công chứng cho người nước ngoài
Tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng, phòng công chứng nhà nước)
UBND cấp xã (chỉ trong trường hợp chứng thực chữ ký đơn giản, không áp dụng cho hợp đồng dân sự phức tạp)
Các cơ quan ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (nếu công chứng tại lãnh sự quán)
Công chứng người nước ngoài là một quy trình có tính đặc thù, đòi hỏi phải kiểm tra kỹ giấy tờ tùy thân, ngôn ngữ và tính hợp pháp của nội dung văn bản. Để tránh mất thời gian và bị từ chối công chứng, người nước ngoài nên chuẩn bị đầy đủ hộ chiếu, visa, giấy tờ liên quan và bản dịch hợp lệ (nếu cần). Đồng thời, việc chọn đúng văn phòng công chứng có kinh nghiệm với khách hàng nước ngoài là yếu tố then chốt để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi.
Nếu bạn cần hỗ trợ công chứng giấy tờ tại Việt Nam, vui lòng liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được tư vấn chi tiết, chuẩn xác và nhanh chóng theo đúng quy định pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
