Quy trình công chứng hợp đồng thuê nhà chi tiết từng bước
Khi tham gia vào một giao dịch thuê nhà, hợp đồng bằng văn bản là chưa đủ nếu các bên muốn đảm bảo hiệu lực pháp lý cao nhất. Công chứng hợp đồng thuê nhà không chỉ giúp xác thực nội dung, mà còn là bằng chứng quan trọng trước tòa nếu có tranh chấp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa nắm rõ quy trình công chứng hợp đồng, dẫn đến sai sót, chậm trễ hoặc phải làm lại từ đầu.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước theo đúng quy định mới nhất trong Luật Công chứng 2024 và các văn bản liên quan.
>>> Xem thêm: Bạn đã biết hết lợi ích của việccông chứng cho thuê nhà chưa? Click để xem ngay
Khi nào cần công chứng hợp đồng thuê nhà?
Theo Điều 122 Luật Nhà ở 2023, hợp đồng thuê nhà không bắt buộc công chứng, trừ khi:
Một bên trong hợp đồng yêu cầu công chứng
Nội dung có giá trị cao hoặc liên quan đến tổ chức kinh doanh
Hợp đồng thuê nhà dùng làm cơ sở để đăng ký kinh doanh, tạm trú, chứng minh nơi cư trú
Theo yêu cầu cụ thể của pháp luật chuyên ngành hoặc cơ quan nhà nước
Công chứng tuy không luôn bắt buộc, nhưng giúp hợp đồng có giá trị chứng cứ cao, không cần chứng minh lại trước tòa, theo Điều 417 Bộ luật Dân sự 2015.
Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi công chứng
Trước khi bắt đầu quy trình công chứng, các bên cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
Dự thảo hợp đồng thuê nhà (có thể tự soạn hoặc nhờ công chứng viên hỗ trợ)
Giấy tờ bên cho thuê:
Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu)
Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở (sổ hồng hoặc sổ đỏ)
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu nhà là tài sản riêng)
Giấy tờ bên thuê:
Giấy tờ tùy thân
Nếu là tổ chức/doanh nghiệp: giấy đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền cho người đại diện
Trường hợp nhà cho thuê đang thế chấp, cần thêm:
Văn bản đồng ý của bên nhận thế chấp hoặc ngân hàng
>>> Xem thêm: Những giấy tờ cần mang theo khi đi công chứng tại văn phòng công chứng
Quy trình công chứng hợp đồng thuê nhà từng bước
Bước 1: Đặt lịch hẹn với văn phòng công chứng
Các bên nên liên hệ trước với văn phòng công chứng để được hướng dẫn cụ thể. Một số văn phòng có hỗ trợ đặt lịch online hoặc công chứng tại nhà, giúp tiết kiệm thời gian.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và tư vấn pháp lý
Khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên có trách nhiệm:
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các giấy tờ
Tư vấn nội dung hợp đồng, làm rõ quyền và nghĩa vụ của các bên
Từ chối công chứng nếu nội dung vi phạm pháp luật hoặc giả mạo giấy tờ (Điều 38 Luật Công chứng 2024)
Nếu các bên chưa có hợp đồng, công chứng viên sẽ soạn thảo hợp đồng theo mẫu chuẩn. Nếu đã có bản dự thảo, công chứng viên sẽ:
Hiệu chỉnh để bảo đảm ngôn ngữ pháp lý, nội dung không trái luật
Thêm điều khoản phòng ngừa rủi ro, giải quyết tranh chấp
Đây là bước quan trọng giúp hợp đồng chặt chẽ và tránh rủi ro về sau.
Bước 4: Các bên đọc, kiểm tra và ký trước mặt công chứng viên
Các bên phải cùng có mặt (hoặc có ủy quyền hợp lệ)
Phải tự đọc hoặc được đọc lại nội dung hợp đồng
Sau khi đồng ý, các bên sẽ ký vào từng trang của hợp đồng trước sự chứng kiến của công chứng viên
Nếu người ký là người nước ngoài, cần phiên dịch viên và có giấy xác nhận ngôn ngữ sử dụng.
Bước 5: Công chứng viên ký chứng nhận và đóng dấu
Công chứng viên thực hiện thủ tục:
Ký tên, đóng dấu, ghi số công chứng
Giao bản chính cho các bên (thường là 2 bản)
Lưu trữ bản gốc tại văn phòng trong thời hạn theo quy định
Hợp đồng có hiệu lực pháp lý kể từ thời điểm công chứng xong.
Bước 6: Thanh toán phí công chứng và nhận hợp đồng
Các bên thanh toán các khoản phí theo quy định bao gồm:
Phí công chứng (tính theo giá trị hợp đồng)
Thù lao soạn thảo, sao y, in ấn (nếu có)
Phí dịch vụ ngoài trụ sở (nếu sử dụng)
Sau khi hoàn tất, các bên sẽ được nhận hợp đồng đã công chứng hợp lệ.
Lưu ý khi thực hiện công chứng hợp đồng thuê nhà
Không sử dụng hợp đồng mẫu trôi nổi trên mạng nếu không hiểu rõ nội dung
Nếu nhà có đồng sở hữu, cần sự đồng ý của tất cả các đồng sở hữu
Nếu người ký thay, cần có văn bản ủy quyền hợp pháp, được công chứng hoặc chứng thực trước đó
Trường hợp thuê nhà có yếu tố nước ngoài, nên kiểm tra kỹ quy định riêng về xác minh giấy tờ, dịch thuật
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp nước ngoài thuê văn phòng 3 năm tại TP.HCM. Do hợp đồng trị giá lớn, hai bên đã công chứng tại một văn phòng công chứng. Khi phát sinh tranh chấp do chủ nhà đòi lấy lại mặt bằng sớm, doanh nghiệp xuất trình hợp đồng có công chứng, tòa án công nhận giá trị pháp lý ngay, và buộc bên cho thuê bồi thường 6 tháng tiền thuê do vi phạm hợp đồng.
Ngược lại, trường hợp một cá nhân thuê nhà chỉ lập hợp đồng viết tay, không công chứng. Sau 4 tháng bị đòi lại nhà sớm, không được bồi thường vì hợp đồng không đủ căn cứ pháp lý chứng minh nghĩa vụ hai bên.
Kết luận: Làm đúng quy trình – bảo vệ trọn vẹn quyền lợi
Nắm rõ quy trình công chứng hợp đồng thuê nhà giúp cả bên thuê và bên cho thuê:
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tiết kiệm thời gian
Ký kết an toàn, không lo tranh chấp pháp lý
Đảm bảo hợp đồng có hiệu lực tối đa, được pháp luật công nhận
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
